Delegar tem um jeito, e quase ninguém aprendeu

Você já explicou a mesma tarefa três vezes para a mesma pessoa. Na terceira, foi mais rápido fazer sozinho.

Isso não é falta de paciência sua, e não é má vontade dela. É que delegar tem um jeito, com etapas, e esse jeito não é ensinado em lugar nenhum. Você abriu o seu negócio porque era bom no que fazia. Ninguém te entregou junto um manual de como passar o que você sabe para outra pessoa.

E repare no caminho que quase toda promoção segue. A empresa escolhe quem entrega melhor no trabalho técnico e coloca essa pessoa para dirigir as outras. É a escolha mais natural que existe, e quase sempre é a certa do ponto de vista de quem promove. Só que dirigir gente é outra função, com outras ferramentas, e o manual não vem junto com o cargo.

Em resumo

• A tarefa volta pra sua mesa porque o combinado ficou incompleto, não porque a pessoa não quis entregar.
• Delegar tem 4 níveis, do "faça exatamente assim" até "decida e execute". Quase todo problema nasce de entregar no nível 4 quem ainda está no nível 1.
• Antes de passar qualquer tarefa, defina três coisas: o resultado pronto, o nível de autonomia e a data da próxima conversa.
• Acompanhar não é cobrar. Quem acompanha no meio do caminho descobre o problema enquanto ainda dá tempo.

O que costuma acontecer quando a tarefa é passada

Quase sempre a conversa é assim: "preciso que você cuide do fechamento do mês". A pessoa balança a cabeça, você volta pro seu trabalho, e duas semanas depois o fechamento está pela metade e do jeito errado.

Repare no que ficou de fora dessa frase:

• O que exatamente significa "cuidar"
• Como fica pronto, na prática
• Até quando
• Quem decide o que, quando aparecer uma dúvida
• Quando vocês dois voltam a conversar sobre isso

Cinco informações que ficaram na sua cabeça e não foram para a dela. Ela não entregou porque não recebeu o suficiente para entregar. O problema não é a pessoa, é o combinado que não foi feito.

Os 4 níveis de delegação

Delegar não é uma coisa só. São quatro degraus, e a maior parte dos problemas nasce de tratar o degrau 1 como se fosse o degrau 4.

Nível 1: Faça exatamente assim

A pessoa executa o passo a passo que você definiu. Não decide nada. Serve para tarefa nova, pessoa nova, ou coisa em que errar custa caro.

O que você entrega junto: o passo a passo escrito. Não falado. Escrito.

Nível 2: Faça e me conte depois

A pessoa executa e te informa o resultado. Ainda não decide o caminho, mas já resolve os detalhes pequenos sozinha.

O que você entrega junto: o resultado esperado, e o momento de te contar.

Nível 3: Decida, me avise antes de executar

Aqui a pessoa estuda, escolhe o caminho e traz a proposta. Você aprova ou ajusta. É o degrau em que a autonomia começa de verdade.

O que você entrega junto: os limites. Até quanto pode gastar, o que não pode ser mexido, quem precisa ser avisado.

Nível 4: Decida e execute, me traga o resultado

A pessoa é dona daquilo. Você acompanha pelo número, não pelo passo.

O que você entrega junto: o indicador que vocês dois vão olhar, e a data em que olham.

A maior parte das tarefas que voltam pra sua mesa foi entregue no nível 4 quando a pessoa ainda estava no nível 1. Ela não tinha como saber o que fazer, e você não tinha como saber que ela não sabia.

O combinado que muda o resultado

Antes de passar qualquer tarefa adiante, três minutos resolvem semanas de retrabalho. Sente com a pessoa e definam juntos:

1. O que fica pronto. Não a atividade, o resultado. "Planilha de fechamento preenchida até o dia 5, com as vendas conferidas contra o extrato."
2. Qual o nível. Diga em voz alta: "aqui você decide e executa" ou "aqui você me traz antes". A pessoa precisa saber quanta corda ela tem.
3. Quando vocês se falam. Data marcada, no calendário. Não "qualquer dúvida me chama". Isso não é acompanhamento, é sorte.

Esse terceiro ponto é o que quase todo mundo pula. E é justamente o que separa a tarefa que volta da tarefa que anda.

Por que acompanhar não é o mesmo que cobrar

Cobrar é perguntar por que não ficou pronto. Acompanhar é estar junto no meio do caminho, quando ainda dá tempo de corrigir.

E aqui está a distinção que muda o resultado: não é o volume de cobrança que move o número, é a frequência da conversa.

Quem acompanha de quinze em quinze dias descobre o problema no dia quinze. Quem só cobra no fim descobre no dia trinta, quando o mês já fechou.

O que fazer nesta semana

Escolha uma tarefa que hoje só você faz e que se repete todo mês. Uma só.

• Escreva o passo a passo dela enquanto executa da próxima vez. Vinte minutos, no máximo.
• Escolha a pessoa e diga em qual nível ela está começando.
• Marque no calendário a conversa de acompanhamento, com data e hora.

Em três meses, com uma tarefa por mês, você tem três coisas fora da sua mesa e três pessoas mais preparadas. Não é rápido. É o que funciona.

Liderança não é dom, é treino e repetição. Delegação também.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo devo acompanhar antes de soltar de vez?

Não existe prazo fixo, existe sinal. Solte quando a pessoa passar três ciclos seguidos entregando no prazo combinado sem você precisar puxar. Se ela ainda te procura pra decidir coisas que já estão dentro do limite dela, o combinado de autonomia não ficou claro.

E se a pessoa errar depois que eu delegar?

Erro dentro do nível combinado é custo de formação, e sai mais barato que continuar fazendo tudo sozinho. O que não pode acontecer é erro por falta de informação que você tinha e não passou. Na conversa de acompanhamento, pergunte o que faltou, não por que deu errado.

Devo delegar para a pessoa mais experiente do time?

Nem sempre. Experiência técnica não é o mesmo que preparo para decidir. Escolha por quem já demonstra critério nas decisões pequenas do dia a dia, e comece essa pessoa no nível 2, mesmo que ela seja a mais antiga da casa.

Quanto tempo leva para sair da minha mesa de verdade?

Uma tarefa por mês, documentada e acompanhada, tira três coisas da sua mesa em um trimestre. Tentar delegar cinco de uma vez costuma terminar com as cinco voltando.

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